侑栓企業有限公司

影印機租賃(上)：以租代買的 3 個優點、影響月租費用的 5 個原因

2023年09月18日

詳細說明

雖然辦公環境已經開始進入無紙化的作業時代，但在重要的公文、函、文件確認與簽署上，政府機關與企業仍無法完全脫離紙本作業，因此影印機仍扮演著至關重要的角色。

本篇文章將重點討論辦公室中產製資料的影印機租賃，以租代買的 3 個優點和影響月租費用的 5 個原因。

一、影印機常見功能簡介

「影印機」這個稱呼，主要是沿襲過去以「影印」為主要功能的機器總稱。現代的「影印機」大多具有影印（複印）、文件列印（電腦輸出）、文件掃描、傳真等多個功能，因此也常被稱為「事務機」。這種多功能的事務機，在台灣口語上多半還是稱之為「影印機」。

實際以近期租用頻率高的 RICOH IM C4500/ C6000 彩色影印機來說明，就具備有下列幾項功能：

功能 1 影印

以雷射掃描文件，再以數位輸出碳粉顯像，這是目前影印機最主要的輸出方式。影印的重點功能包含每分鐘的影印速度、影印尺寸和解析度等面相來做比較。

前述 RICOH 這台影印機，在速度上就可達每分鐘 45-60 頁，解析度 600 dpi ，並具備文件縮放影印功能，算是高階的機種了。

功能 2 列印

在以往多採實體連接埠的方式，將單一台電腦和影印機對連，這種列印方式的缺點是只能在單台電腦進行列印。

現代辦公室為符合多台電腦同時作業和列印的需求，多以 網路連線 的方式將辦公室內所有電腦和影印機做連線，只要文件產製完畢，就能隨時列印。

列印解析度會大於影印解析度，同樣以這台 RICOH 機子為例，列印解析度可達 1,200 dpi x 1,200 dpi，並可採網路連線列印。

功能 3 掃描

重要紙本或書刊文件要留存電子檔或作業時，部分影印機能提供掃描的功能，藉此將紙本文件轉為電子圖檔歸檔。

功能 4 傳真

傳真是早期的遠距離文件傳輸方式，時至今日還是有不少企業仍在使用，因此部分影印機會加入接收或送出傳真的功能。以上述 RICOH 這台影印機為例，就具有傳真功能（選購加裝）。

二、影印機租賃的優點

影印機售價並不便宜，性能較好的影印機價格區間在新台幣 2-5 萬元以上不等，這還僅是單台影印機的價錢，並未包含後續的後勤維護保養、紙張、碳粉耗材的價格。

如果你在早期有使用過印表機的經驗，你一定知道使用的日子一久，花在紙張、印表機碳粉（墨水）的費用，會遠超過機器本身的費用。

另外影印機本身折舊速度也是很快的，一台全新的影印機大約使用 3 年之後，耗損和維修的機率會開始增加，這會導致後續使用費用難以估算。

因此目前大多數的政府機關和企業，多採取影印機租賃的方式，根據辦公室每月、季等固定周期的使用來，來和影印機廠商簽訂租賃合約，這種「月租影印機」方式有以下許多優點：

1. 以租代買，降低經費

購買影印機需要一筆數萬元的費用，這在中小企業或是公家機關經費預算的部分較不好獲得，特別是公家機關，若採購額度超過一定金額就必須要招標，增加作業難度。

如果以每月租賃的方式獲得影印機的使用權，則僅付數千元的影印機租賃費用，即可直接開始使用影印機，大幅降低初始建置經費。

2. 節省成本，費用可控

影印機消耗最鉅的就是碳粉，目前許多影印機公司都有提供依照辦公室 每月印製數量，來簽訂影印機租賃的合約大小，這能大幅降低不預期的碳粉使用成本，讓辦公室的金流獲得控制。

3. 後勤容易，簡化管理

影印機屬於結構精細的機器，長期使用之後，部分零件會開始產生細微耗損，而在持續大量快速列印的情況下，就有機會出現故障需要排除，或是零件開始產生故障，需要更換的情形。

如果是自行購置的影印機，一旦超出保固時間，那麼相關維修費、影印機零件更換費用全部都跑不掉，而且多半無法預期費用的多寡。

影印機採取租賃方式獲得的另一個優點，就是當影印機產生故障或是零件需要更換的時候，只要合約內容有說明後勤維護的部分，通常只要一通電話，廠商就會到府（部）維修完畢，業主不用另外支付維修費，如此一來就能大幅降低非預期的折舊費用。

三、月租影印機 v.s. 買斷影印機

讀完前個段落，你或許會覺得影印機採取租賃的方式獲得比較好，但其實這還是要看情況！

這邊再針對「月租影印機」和「買斷影印機」進行比較，讓大家更清楚影印機應該如何獲得比較划算。月租影印機或是買斷影印機各有優缺點，這邊直接切入說明選擇重點：

如果是全新機、或是租滿三年的回收的新古機，那還可以接受直接買斷，中古影印機就千萬不要用買的，寧可用租的。
如果辦公室每月印量在 2,000-3,000 張以下，辦公室對列印的需求不多，並且已經準備有 3 萬到 5 萬以上的購置預算可以投入，那麼我們建議會以「買斷影印機」比較划算。
如果辦公室的每月印量較高，要使用列印速度較高的機器，另外還有多功能的需求（傳真、掃描、列印），辦公室成員較多，那麼在這種機器耗損快速的情形下，那麼建議會以「月租影印機」比較划算。

小結重點：

大多數人在採購影印機時，多半只看機器的售價還有碳粉價格，其實影印機使用一久，隱藏性成本就會跑出來，例如滾筒組，顯像槽，加熱設施，轉印零件等等這些耗材的壽命，大約都在10 萬張左右就會開始產生。

要選擇月租影印機，或是買斷影印機，重點在使用率的部分，使用率高，每月平均印量超過 2,000-3,000 張以上，建議以月租的方式獲得影印機，若否，則買斷為佳！

四、影印機租賃費用多少？

討論到這邊，你一定會問影印機租賃費用多少才算合理？

這邊講的是合理，而不是便宜。進行影印機選擇與租賃的時候，重點仍然在每月印量和機種之間的選擇，並且要看清楚合約內容。

這邊以表格為例，概略說明價格區間讓大家做個參考：

2023 影印機租賃費用參考表
印製數量	機種（黑白／彩色）	價格	適用單位
每月 3,000 張以下	黑白影印機	NT$2,000 - $3,000	無紙化辦公室使用需求少
每月 3,000 張以下	彩色影印機	NT$ 5,000 以上	無紙化辦公室使用需求少
每月 8,000 張以下	黑白影印機	NT$4,000 - $5,000	軍公教機關、大、中小型企業
每月 8,000 張以下	彩色影印機	NT$ 9,000 以上	軍公教機關、大、中小型企業
每月超過 8,000 張	黑白影印機	NT$ 9,000 以上依印量另議	廣告、設計、房仲公司等，印製量需求高
每月超過 8,000 張	彩色影印機	NT$ 9,000 以上依印量另議	廣告、設計、房仲公司等，印製量需求高

五、什麼是影印機租賃免綁約

一昧選擇超低月租的方案，極有可能踩雷，若不仔細審閱合約，常會看到中古影印機為了清倉而賤價出租，使用副廠碳粉（降低列印品質），維修叫都叫不來，甚至業主受不了不想使用，都還會有違約，需要付違約金的情形，不可不慎。

一般影印機租賃合約，最長可到 36 個月不等，而在「影印機租賃免綁約」的情況下，就能避開上述的不良服務，也可以省去違約金的部分。

但羊毛出在羊身上，縱使免綁約，那麼每月的影印機租賃費用仍然是值得商榷的一件事（自然會比較高）。租賃影印機應該要多問，多比較，看影印機公司的客戶評論，才是上策。

最佳的影印機出租方式，應該是長期、短期合約都可簽訂，合約的簽訂代表有保障。以客戶需求、印量而實際建議出適當機種和費用，量身訂製出適合客戶的租約方案。

侑栓在業界數老牌、有信譽的影印機出租（銷售）公司，總公司位於台中，全台北中南都有服務據點，服務遍及全台，Google 客戶五星評論，如果你是企業或是公家機關有估價的需求，歡迎隨時洽詢！

六、影印機出租 5 大常見問題

本文最後說明「影印機出租」的常見問題，以及如何解決的方法！

1. 影印機出租重點：評估「印量」

企業（公司）的印量，可以採事前評估，或是使用經驗紀錄的方式獲得，如果已經有使用中的影印機，大多影印機都會有紀載印量的機制，藉此可以評估印量。

2. 影印機出租耗材：碳粉紙張

租影印機時，有沒有包含碳粉和紙張的消耗？這個要問清楚，並載明在合約裡面，碳粉和紙張也有品質的差異，不可不甚。

通常副廠碳粉的價格會降很多，至於會不會造成機器的多於耗損？要洽專業的影印機公司提供建議才是。

3. 影印機出租售後服務：後勤維護與保養

一般來說，影印機出售的後勤維護和保養，也就是售後服務的部分，通常都會包含在合約裡面，在限定時間內到公司，免費進行維修。

但如果遇到特殊狀況，例如人為破壞等因素，就不在維護範圍內，在審閱影印機出租合約的時候，這點特別要注意相關紀載說明。

4. 影印機出租資產確認：影印機資產歸屬

部分影印機出租期滿後，機台直接屬於業主，如果有遇到這類型的出租合約就要注意！特別是在影印機所有權轉移後的後續維修保養、耗材更換的方式與費用？

通常會開出這種租賃合約，代表廠商不想回收影印機，試想是什麼情況才會讓廠商不想回收影印機？往壞處想，羊毛出在羊身上，仔細地審視租約機種新舊和後維費用，就能看出一點端倪！

當然凡事也有例外，如果是以新機（或九成新）簽定此類合約，評估公司影印用量如果也沒那麼大，那麼就能考慮簽訂類似這種合約，約滿之後獲得該台影印機，再由公司自行維持也無不可。

5. 影印機出租挑選：機型怎麼選？

影印機的挑選，和印量與使用需求有關。顏色的部分，依照公司使用需求而有彩色或黑白的兩種選擇，當然，黑白機種租金會比較便宜。

機型挑選的另外一個方式就是參考印量，印量確認後，聽取廠商的建議來選擇機種，選擇低速機（每月印量 3,000 - 5,000 張以下）、中速機（每月印量 5,000 - 1,3000張）或高速機（每月印量 1,3000張以上），以符合作業需求！

返回最新消息列表